ACORD-CADRU de servicii de depozitare, procesare arhivistică, conversie digitală și prelucrare

Scurtă descriere

În baza acordului-cadru si al contractelor subsecvente ce se vor încheia, se va asigura desfăşurarea în bune condiţii şi în conformitate cu legislaţia în vigoare a serviciilor depozitare, utilizare documente, căutare și aducere din arhivă, restaurare documente și refacere unități arhivistice, conversie digitală și prelucrare și alte servicii conexe, in conformitate cu cerintele prevazute in documentatia de atribuire.
Cantitatile minime si maxime aferente acordului-cadru, respectiv cantitatile minime si maxime pentru fiecare contract subsecvent, sunt prevazute in Anexa 1 la Caietul de sarcini.
Frecventa contractelor subsecvente: se va incheia cate un contract subsecvent odata la 12 luni sau in functie de necesitatile achizitorului si de fondurile alocate.
Autoritatea contractanta va raspunde in mod clar si complet tuturor solicitarilor de clarificare /informatii suplimentare, in a 12-a zi înainte de termenul limita stabilit pentru depunerea ofertelor, in conditiile in care solicitarile se vor adresa cu cel putin 22 zile înainte de termenul limita stabilit pentru depunerea ofertelor.

Descrierea achiziției publice

Primăria Municipiului Timișoara deține 6 spații pentru depozitare arhivă, situate în următoarele locații:
a. În incinta primăriei sunt 3 depozite:
- 1 depozit situat la parter;
- 2 depozite situate la demisol;
b. În exteriorul primăriei sunt 3 depozite:
- 1 depozit situat pe str. Mioriţa nr. 11 bis;
- 1 depozit situat pe str. Daliei nr. 21 - depozit cu etaj;
- 1 depozit situat pe str. Văcărescu nr. 15;
În cele două depozite situate la demisolul instituției sunt arhivate cca 800 ml documente, din totalul de 2500 ml documente arhivate și existente în fondul arhivistic al instituției. Spațiul de arhivare existent este ocupat în proporție de 98%.
În urma finalizării procedurii de achiziţie se va încheia un acord-cadru de servicii de depozitare, procesare arhivistică, conversie digitală și prelucrare.

Lista și o scurtă descriere a afecțiunilor

III.1.1.a) Situatia personala a candidatului sau ofertantului: Operatorul economic participant la procedura, indiferent de calitate (ofertant individual, ofertant asociat, subcontractant, terț sustinator, dupa caz), nu trebuie sa se regasesca în situațiile prevăzute la art.60, 164, 165 şi 167 din Legea 98/2016 privind achizițiile publice.
Modalitatea de îndeplinire:
Sub sancțiunea respingerii ofertei ca inacceptabilă, fiecare operator economic participant la procedura de atribuire (ofertant individual, ofertant asociat, subcontractant, terț sustinator, dupa caz), va prezenta odata cu oferta, DUAE distinct, completat in SEAP în conformitate cu art.193 din Legea nr. 98/2016, cu informatiile aferente situatiei lor. Se vor prezenta: a) Declarația privind neîncadrarea în situațiile potential generatoare de conflict de interese, asa cum sunt acestea definite la art.60 din Legea nr. 98/2016, de catre toti participantii la procedura si b) daca este cazul, angajamentul ferm al tertului sustinator insotit de documente din care rezulte modul efectiv în care se va materializa sustinerea acestuia, acordul de subcontractare si/sau asociere.
Documentele justificative pot fi:
1. certificate constatatoare privind plata impozitelor, taxelor sau a contribuțiilor la bugetul general consolidat (buget local, buget de stat etc.), valabile la momentul prezentarii. Pentru respectarea prevederilor art.196 alin.(2) din Legea 98/2016, operatorii economici vor prezenta pentru sediul principal documente din care sa reiasa neincadrarea in prevederile art.165 alin.(1) din Legea 98/2016, iar pentru sediile secundare/punctele de lucru, o declaratie pe propria raspundere privind indeplinirea obligatiilor de plata a impozitelor, taxelor sau a contributiilor la bugetul general consolidat datorate;
2. cazierul judiciar al operatorului economic si al membrilor organului de administrare, de conducere sau de supraveghere al respectivului operator economic, sau a celor ce au putere de reprezentare, de decizie sau de control in cadrul acestuia, asa cum rezultă din certificatul constatator emis de ONRC /actul constitutiv sau orice alte documente considerate edificatoare din acest punct de vedere (în țara de origine sau în țara în care ofertantul este stabilit);
3. după caz, documente prin care se demonstrează faptul că operatorul economic poate beneficia de derogările prevăzute la art.166 alin.(2), art.167 alin.(2), art.171 din Legea 98/2016 privind achizițiile publice;
4. alte documente edificatoare, după caz.
Note: Autoritatea contractantă, conform prevederilor Legii 98/2016, va accepta ca fiind suficient şi relevant pentru demonstrarea faptului că ofertantul nu se încadrează în una dintre situaţiile prevăzute la art.164, 165 şi 167, orice document considerat edificator, din acest punct de vedere, în ţara de origine sau în ţara în care ofertantul este stabilit, cum ar fi certificate, caziere judiciare sau orice alte documente echivalente emise de autorităţi competente din ţara respectivă. Documentele justificative actualízate prin care se demonstreaza indeplinirea tuturor criteriilor de calificare si selectie, in conformitate cu informatiile cuprinse in DUAE, urmeaza a fi prezentate la solicitarea autoritatii contractante, doar de ofertantul clasat pe primul loc in clasamentul intermediar intocmit la finalizarea evaluarii ofertelor, in urma aplicarii criteriului de atribuire asupra ofertelor admisibile. Documentele solicitate se vor prezenta în limba romana/limba în care au fost emise însotite de traducerea autorizata in limba romana, dupa caz.

Lista și o scurtă descriere a afecțiunilor

III.1.1.b) Capacitatea de exercitare a activitatii profesionale: 1. Operatorul economic care depune oferta, trebuie sa dovedească o forma de înregistrare în condiţiile legii din tara de rezidenta, din care să reiasă ca este legal constituit, ca nu se afla in niciuna din situaţiile de anulare a constituirii, precum si faptul ca are capacitatea profesionala de a realiza activităţile care fac obiectul contractului.
Modalitate de îndeplinire:
Se va completa DUAE in conformitate cu prevederile art. 193 din Legea 98/2016. Documentele justificative care probează îndeplinirea celor asumate prin completarea DUAE, respectiv Certificatul constatator ONRC/documente echivalente emise in tara de rezidenta, urmează a fi prezentate, doar la solicitarea autorităţii contractante, de catre ofertantul aflat pe primul loc după aplicarea criteriului de atribuire asupra ofertelor admisibile. Informaţiile cuprinse in certificat/documentul echivalent, trebuie sa fie reale, valabile la data prezentării acestuia. În cazul unei oferte comune depusa de mai mulţi operatori economici, documentele solicitate se vor prezenta de către fiecare operator economic semnatar al acordului de asociere, pentru partea din contract pe care o realizează. In situația în care vor fi executate părți din contract de către subcontractanți, dovada înregistrării și corespondența activităților principale/secundare din cadrul acestuia cu obiectul achiziției se va prezenta obligatoriu și de către subcontractanți, pentru partea din contract pe care o vor realiza.
Documentele solicitate se vor prezenta în limba romana/ limba în care au fost emise, însoţite de traducerea autorizata in limba romana, după caz.
2. Operatorii economici care depun oferta trebuie sa fie autorizati pentru prestarea serviciilor de păstrare, conservare si restaurare, conform Legii nr. 16/1996 privind Arhivele Naționale.
Modalitate de îndeplinire:
Se va prezenta DUAE completat in conformitate cu prevederile art. 193 din Legea 98/2016. Documentele justificative care probează îndeplinirea celor asumate prin completarea DUAE, respectiv Autorizațiile pentru prestarea serviciilor de păstrare, conservare si restaurare, valabile la data prezentării, eliberate de catre Arhivele Naţionale sau de catre serviciile judeţene/Serviciul Municipiului Bucureşti ale/al Arhivelor Naţionale, după caz, conform Legii nr. 16/1996 privind Arhivele Naționale, urmează sa fie prezentate doar la solicitarea autorităţii contractante de catre ofertantul aflat pe primul loc, după aplicarea criteriului de atribuire asupra ofertelor admisibile. În cazul unei oferte comune depusa de mai mulţi operatori economici, documentele solicitate se vor prezenta de către fiecare operator economic semnatar al acordului de asociere, pentru partea de acord-cadru pe care o realizează. In situația în care vor fi executate părți din contract de către subcontractanți, dovada înregistrării și corespondența activităților principale/secundare din cadrul acestuia cu obiectul achiziției se va prezenta obligatoriu și de către subcontractanți, pentru partea din acordul-cadru pe care o vor realiza.
3. Operatorii economici care depun oferta trebuie sa fie acreditati pentru administrarea sistemului electronic de arhivare şi documentele arhivate în cadrul arhivei electronice, in conformitate cu prevederile Legii 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica.
Modalitate de îndeplinire:
Se va prezenta DUAE completat in conformitate cu prev. art. 193 din Legea 98/2016. Documentul justificativ care probează îndeplinirea celor asumate prin completarea DUAE, respectiv Acreditarea pentru administrarea sistemului electronic de arhivare şi documentele arhivate în cadrul arhivei electronice, in conformitate cu prevederile Legii 135/2007, valabila la data prezentării, emisa de autoritatea de reglementare şi supraveghere specializată în domeniu, urmează sa fie prezentata doar la solicitarea autorităţii contractante de catre ofertantul aflat pe primul loc după aplicarea criteriului de atribuire asupra ofertelor admisibile. În cazul unei oferte comune depusa de mai mulţi operatori economici, documentele solicitate se vor prezenta de către fiecare operator economic semnatar al acordului de asociere, pentru partea de contract pe care o realizează. In situația în care vor fi executate părți din contract de către subcontractanți, dovada înregistrării și corespondența activităților principale/secundare din cadrul acestuia cu obiectul achiziției se va prezenta obligatoriu și de către subcontractanți, pentru partea din contract pe care o vor realiza.

Lista și o scurtă descriere a criteriilor de selecție

Proporția de subcontractare: In cazul în care ofertantul intenţioneaza să subcontracteze o parte din acordul-cadru, DUAE include informatiile solicitate cu privire la subcontractanti, cu procentul aferent activitatilor pe care le vor realiza, raportat la valoarea acordului-cadru. Subcontractantul/subcontractantii nominalizat/nominalizati de catre ofertant, are/au obligatia de a completa DUAE cu datele proprii în conformitate cu prevederile art. 193 din Legea 98/2016. Se vor prezenta Acordul de subcontractare si Declaratia pe propria raspundere privind neincadrarea in prevederile art.60 din Legea nr.98/2016 din partea subcontractantului.
Modalitatea de indeplinire:
Se va completa DUAE de catre fiecare subcontractant, in conformitate cu prevederile art. 193 din Legea nr. 98/2016. Neprezentarea acestuia odata cu oferta atrage dupa sine respingerea ofertei ca inacceptabila (temei legal: art.137, alin. (2), litera k) din HG 395/2016). De asemenea, se vor prezenta Acordul de subcontractare si Declaratia pe propria raspundere privind neincadrarea in prevederile art.60 din Legea nr.98/2016 din partea subcontractantului.
Documentele justificative care probeaza îndeplinirea celor asumate prin completarea DUAE, urmeaza a fi prezentate, doar la solicitarea autoritatii contractante, de catre ofertantul aflat pe primul loc dupa aplicarea criteriului de atribuire asupra ofertelor admisibile. De asemenea, la incheierea acordului-cadru, se vor prezenta contractele incheiate între ofertant şi subcontractanţii nominalizaţi în ofertă, in concordanta cu oferta depusa. Contractele de subcontractare se vor constitui in anexe ale acordului-cadru.

Lista și o scurtă descriere a afecțiunilor

Înscrierea în registrul comerțului: Operatorul economic care depune oferta, trebuie sa dovedească o forma de înregistrare în condiţiile legii din tara de rezidenta, din care să reiasă ca este legal constituit, ca nu se afla in niciuna din situaţiile de anulare a constituirii, precum si faptul ca are capacitatea profesionala de a realiza activităţile care fac obiectul contractului.
Modalitate de îndeplinire:
Se va completa DUAE in conformitate cu prevederile art. 193 din Legea 98/2016. Documentele justificative care probează îndeplinirea celor asumate prin completarea DUAE, respectiv Certificatul constatator ONRC/documente echivalente emise in tara de rezidenta, urmează a fi prezentate, doar la solicitarea autorităţii contractante, de catre ofertantul aflat pe primul loc după aplicarea criteriului de atribuire asupra ofertelor admisibile. Informaţiile cuprinse in certificat/documentul echivalent, trebuie sa fie reale, valabile la data prezentării acestuia. În cazul unei oferte comune depusa de mai mulţi operatori economici, documentele solicitate se vor prezenta de către fiecare operator economic semnatar al acordului de asociere, pentru partea din contract pe care o realizează. In situația în care vor fi executate părți din contract de către subcontractanți, dovada înregistrării și corespondența activităților principale/secundare din cadrul acestuia cu obiectul achiziției se va prezenta obligatoriu și de către subcontractanți, pentru partea din contract pe care o vor realiza.
Documentele solicitate se vor prezenta în limba romana/ limba în care au fost emise, însoţite de traducerea autorizata in limba romana, după caz.

Lista și o scurtă descriere a afecțiunilor

Pentru contractele de achiziție de servicii: este necesară o anumită autorizație: 1. Operatorii economici care depun oferta trebuie sa fie autorizati pentru prestarea serviciilor de păstrare, conservare si restaurare, conform Legii nr. 16/1996 privind Arhivele Naționale.
Modalitate de îndeplinire:
Se va prezenta DUAE completat in conformitate cu prevederile art. 193 din Legea 98/2016. Documentele justificative care probează îndeplinirea celor asumate prin completarea DUAE, respectiv Autorizațiile pentru prestarea serviciilor de păstrare, conservare si restaurare, valabile la data prezentării, eliberate de catre Arhivele Naţionale sau de catre serviciile judeţene/Serviciul Municipiului Bucureşti ale/al Arhivelor Naţionale, după caz, conform Legii nr. 16/1996 privind Arhivele Naționale, urmează sa fie prezentate doar la solicitarea autorităţii contractante de catre ofertantul aflat pe primul loc, după aplicarea criteriului de atribuire asupra ofertelor admisibile. În cazul unei oferte comune depusa de mai mulţi operatori economici, documentele solicitate se vor prezenta de către fiecare operator economic semnatar al acordului de asociere, pentru partea de acord-cadru pe care o realizează. In situația în care vor fi executate părți din contract de către subcontractanți, dovada înregistrării și corespondența activităților principale/secundare din cadrul acestuia cu obiectul achiziției se va prezenta obligatoriu și de către subcontractanți, pentru partea din acordul-cadru pe care o vor realiza.
2. Operatorii economici care depun oferta trebuie sa fie acreditati pentru administrarea sistemului electronic de arhivare şi documentele arhivate în cadrul arhivei electronice, in conformitate cu prevederile Legii 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica.
Modalitate de îndeplinire:
Se va prezenta DUAE completat in conformitate cu prev. art. 193 din Legea 98/2016. Documentul justificativ care probează îndeplinirea celor asumate prin completarea DUAE, respectiv Acreditarea pentru administrarea sistemului electronic de arhivare şi documentele arhivate în cadrul arhivei electronice, in conformitate cu prevederile Legii 135/2007, valabila la data prezentării, emisa de autoritatea de reglementare şi supraveghere specializată în domeniu, urmează sa fie prezentata doar la solicitarea autorităţii contractante de catre ofertantul aflat pe primul loc după aplicarea criteriului de atribuire asupra ofertelor admisibile. În cazul unei oferte comune depusa de mai mulţi operatori economici, documentele solicitate se vor prezenta de către fiecare operator economic semnatar al acordului de asociere, pentru partea de contract pe care o realizează. In situația în care vor fi executate părți din contract de către subcontractanți, dovada înregistrării și corespondența activităților principale/secundare din cadrul acestuia cu obiectul achiziției se va prezenta obligatoriu și de către subcontractanți, pentru partea din contract pe care o vor realiza.

Informații suplimentare

1.In cadrul documentelor atasate anuntului de participare publicat in SEAP, DUAE este configurat direct in SEAP si pus la dispozitia operatorilor economici interesati. Operatorii economici participanti vor completa in SEAP in mod direct, in acest document informatiile/ raspunsurile aferente incadrarii/neincadrarii in motivele de excludere, respectiv indeplinirii criteriilor de calificare solicitate de catre autoritatea contractanta, tanand cont de calitatea in care acestia participa la procedura de atribuire, respectiv ofertant, ofertant asociat, subcontractant, tert sustinator, dupa caz.
2.Pentru vizualizarea documentelor atasate, operatorii economici trebuie sa detina un program necesar vizualizarii fisierelor semnate electronic.
3.Operatorii economici au dreptul de a transmite oferta (DUAE completat, Declaratia privind neincadrarea in prevederile art.60 din Legea nr.98/2016, Propunerea tehnica, Propunerea financiara, documentul doveditor privind constituirea garantiei de participare, Declaratia privind modalitatea de constituire a garanției de bună execuție si, daca este cazul, Angajamentul de sustinere al tertului sustinator, Acordurile de asociere si/sau subcontractare ), numai în format electronic, semnate cu semnatura electronica extinsa si numai pana la data si ora limita stabilita pentru depunerea ofertelor in anuntul de participare.
4.Solicitarile de clarificari referitoare la prezenta documentatie de atribuire, se vor adresa în mod exclusiv în SEAP in cadrul procedurii de atribuire derulate prin mijloace electronice, autoritatea contractanta urmând sa nu dea curs solicitarilor adresate prin alta modalitate de comunicare decat cea stabilita. Orice operator economic interesat are dreptul de a solicita clarificari, sau informatii suplimentare în legatura cu documentaţia de atribuire, cu respectarea termenului limita precizat de autoritatea contractanta la sectiunea II.1.4 a prezentului document. Conform art.160-161 din Legea 98/2016, autoritatea contractanta va raspunde in mod clar si complet tuturor solicitarilor de clarificare /informatii suplimentare, in masura in care acestea vor fi adresate in termenul prevazut in anuntul de participare. Raspunsul consolidat la clarificarile solicitate, va fi publicat în SEAP in cadrul anuntului de participare.
5.Cerintele tehnice definite la nivelul anuntului de participare, caietului de sarcini sau in cadrul altor documente complementare, prin trimiterea standardelor, la un anumit producator, la marci, brevete, tipuri, la o origine sau la o productie/metoda specifica de fabricatie/prestare/executie, vor fi intelese ca fiind insotite de mentiunea ”sau echivalent”.
6.În cazul în care autoritatea contractanta solicita prezentarea anumitor clarificari/completari în scopul verificarii conformitatii ofertei cu cerintele impuse, atat solicitarea, cat si raspunsul ofertantului se transmit în SEAP, doar în format electronic, semnate cu semnatura electronica extinsa. In situatia in care raspunsul ofertantului este postat in SEAP fara semnatura electronica extinsa, oferta sa va fi asimilata prevederilor art.137 alin.(2) lit.j din HG 395/2016, fiind respinsa ca inacceptabila.
7.Daca în urma aplicarii criteriului de atribuire “cel mai bun raport calitate –preț” două sau mai multe oferte sunt clasate pe primul loc, cu punctaje egale, departajarea se va face având în vedere punctajul obţinut la preț, iar apoi la ceilalți patru factori, respectiv punctajul obținut la factorul de evaluare „Durata de garanție extinsă acordată lucrărilor”, punctajul obţinut la factorul de evaluare „Experiența profesională specifică a Managerului de contract /proiect”, punctajul obţinut la factorul de evaluare "Experiența profesională specifică a Proiectant constructii civile”, si punctajul obţinut la factorul de evaluare "Experiența profesională specifică a Inginer constructii civile”. În situația în care egalitatea se menține, autoritatea contractantă are dreptul să solicite noi propuneri financiare și oferta câștigătoare va fi desemnată cea cu propunerea financiară cea mai mică.
8.Autoritatea contractanta publica urmatoarele informatii in temeiul art.63 alin. (1) din Legea 98/2016:
-persoanele cu functie de decizie din cadrul autoritatii contractante sunt: Dominic Samuel Fritz - Primar; Ruben Latcau - Viceprimar; Paula-Ana Romocean - Viceprimar; Matei Cristian Creiveanu - Administrator public; Adina Pokker - Secretar general; Caius Suli - Sef Serviciu Juridic; Steliana Stanciu - Director Dir. Economica; Lucretia Schipor - Sef Serviciu Achizitii Publice; Nicoleta Ramona Dolha - Consilier Comp. Spatii Utilitare, Servicii Conexe; Eliza-Angela Cristiu - Consilier Comp. Fond Locativ; Liviu Andron - Sef Serviciu Contabilitate Publica.
Consilieri locali: Lorenzo-Flavius Barabas; Alin-Calin Batrin; Silvia-Gabriela Chițac; Stefan Corban; Roberto-Sebastian David; Dan-Aurel Diaconu; Imre Farkas; Roxana-Teodora Iliescu; Sorin Gabriel Ionescu; Andra-Anca Lapadatu; Adrian-Razvan Lulciuc; Andreea Medisanu; Ovidiu Merean; Larissa Mihala; Elena-Rodica Militaru; Simion Mosiu; Nicoleta-Adriana Neculița; Razvan-Gabriel Negrisanu; Sorin-Marius Povara; Silvia-Elisabeta Radoicovici; Mihaela-Paula Rusu; Ilie-Vasile Sîrbu; Ioan-Alexandru Szatmari; Cosmin-Gabriel Tabara-Amanar; Sorin-Ion Zavelița.
-persoanele cu functie de decizie din cadrul autoritatii contractante, in ceea ce priveste organizarea, derularea si finalizarea procedurii de atribuire:
Comisia de evaluare:
TITULARI: Președinte: PETRICESCU CALIN-BOGDAN – Consilier Achizitii Publice; Membrii: SULI CAIUS – Șef Serviciu Juridic; OROBETI CODRUTA – Consilier Compartiment Arhiva; VESNA-STRUTA CIOLACOVICI – Consilier Serviciul Inovare si Digitalizare; GOIA ELENA – Consilier Serviciul Contabilitate Publica; STEFAN DANIELA – Consilier Juridic
MEMBRII DE REZERVA: Președinte: COROIAN CORINA-DIANA – Consilier Achizitii Publice; Membrii: DRAGOI SIMONA-DANIELA – Șef Serviciu Administrare Locala si Agricola; RUSAN MARIA-ALEXANDRA – Șef Serviciu Autoritate Tutelara; VIOREL FLOREA – Consilier Serviciul Inovare si Digitalizare; COACA MONICA – Consilier Serviciul Contabilitate Publica; SEITAN ADRIANA-MARIANA – Consilier Juridic