Servicii de audit organizational

Scurtă descriere

Achiziția de servicii de audit organizațional reprezintă un pas important pentru RNP - Romsilva, având ca scop evaluarea și optimizarea proceselor interne, identificarea eventualelor riscuri și îmbunătățirea performanței organizaționale. Aceste servicii vor contribui la atingerea obiectivelor strategice ale instituției și vor sprijini implementarea unui management eficient al resurselor naturale și financiare. În contextul realizării acestei achiziții, este esențial să se ia în considerare atât factorii interni ai organizației, cât și influențele din mediul extern, respectiv reglementările și politicile care guvernează activitatea instituției

Descrierea achiziției publice

Serviciile de audit operațional presupun: analiza și claridicarea misiunii și viziunii Regiei Naționale a Pădurilor - Romsilva, Analiza și clarificarea obiectivelor Romsilva, Analiza structurii organizaționale, Analiza funcțională a organizației, Analiza structurii de personal, Analiza comunicării și marketingului, Analiza comparativa între Regia Națională a Pădurilor – Romsilva și entități naționale similare din alte țări europene in ceea ce priveste indicatorii economici, gradul de digitalizare, conformitatea legislativă, modul de organizare.

Lista și o scurtă descriere a criteriilor de selecție

Cifră de afaceri medie anuală: Ofertantul trebuie să dovedeascăo medie a cifrei de afaceri anuală, în ultimele 3 exerciții financiare încheiate in 2022, 2023, 2024 de cel puțin 1.325.000 lei.
Cerința poate fi îndeplinită în oricare din următoarele moduri:
- doar de ofertantul individual;
- doar de ofertantul asociere – în acest caz, vor fi luate în considerare, în mod cumulat, toate resursele membrilor asocierii, cerința putând fi îndeplinită fie doar de un singur asociat, fie de o parte dintre asociați, fie de toți asociații;
- de ofertant (individual sau asociat) împreună cu terțul/terții susținător(i) [în acest caz, se vor lua în calcul, în mod cumulat, resursele asocierii și cele ale terțului/terților susținător(i).
La momentul depunerii ofertei, se va completa DUAE de către operatorii economici participanți la procedura de atribuire cu informațiile aferente situației lor.
Dacă un Operator Economic (Ofertant) își exercită dreptul de a participa în comun cu alți Operatori Economici la procedura de atribuire, conform art. 53 din Legea nr. 98/2016, pentru demonstrarea îndeplinirii cerinței minime, acesta trebuie:
i. să depună împreună cu Oferta, până la termenul-limită de depunere a Ofertelor, următoarele:
a. Acordul de asociere;
b. câte un DUAE (răspuns) separat pentru fiecare Operator Economic (Ofertant individual, membrii Asocierii, Subcontractanți, Terți Susținători), cu care participă în comun la procedura de atribuire, completând informațiile solicitate in Partea II (Secțiunile A și B), Partea III, Partea IV: Criterii de selecție Secțiunea B: Capacitatea economică și financiară și să includă informațiile cu privire la "Cifra de afaceri medie anuală în domeniul și pentru numărul de ani impus";
ii. să bifeze “Da” în propriul DUAE (răspuns), Partea II: Informații referitoare la operatorul economic, Secțiunea A: Informații privind operatorul economic, “Operatorul economic participă la procedura de achiziție publică împreună cu alții?” și să completeze informațiile suplimentare solicitate în acest sens.
În vederea îndeplinirii cerinței, ofertantul poate beneficia de susținerea acordată de unul/mai mulți terț(i), situație în care vor fi respectate dispozițiile normative relevante, în special prevederile art. 182-185 din Legea nr. 98/2016 și ale art. 48-50 din Normele metodologice aprobate prin H.G. nr. 395/2016.
La momentul depunerii ofertei, se va completa DUAE de către operatorii economici participanți la procedura de atribuire cu informațiile aferente situației lor.
În cazul în care ofertantul beneficiază de susținere din partea unui/unor terț(i), fiecare terț care acordă susținere în vederea îndeplinirii de către ofertant a acestui criteriu de calificare privind capacitatea va completa un DUAE separat. Ofertantul va consulta Partea a II-a din DUAE: "Informații referitoare la operatorul economic, secțiunea C: Informații privind utilizarea capacităților altor entități" pentru furnizarea informațiilor solicitate în formularul DUAE (răspuns).
Totodată, în cazul terțului susținător, odată cu DUAE, se vor depune și următoarele documente:
- formularele solicitate prin documentația de atribuire;
- angajamentul ferm de susținere;
- documente din care reiese că terțul dispune de resursele financiare pe care le va disponibiliza în derularea contractului (de ex., flux de numerar);
- documente din care reiese modul efectiv prin care va transfera către contractant sumele puse la dispoziție, atunci când va fi necesar în derularea contractului.
Conform prevederilor art. 196 alin. (1) din Legea nr. 98/2016, cu modificările și completările ulterioare, autoritatea contractantă poate solicita ofertanților să depună toate sau o parte dintre documentele justificative ca dovadă a informațiilor cuprinse în DUAE,
în orice moment pe durata desfășurării unei proceduri de atribuire, dacă acest lucru este necesar pentru a asigura desfășurarea corespunzătoare a procedurii. Potrivit alin. (2) al aceluiași articol, înainte de atribuirea contractului de achiziție publică, autoritatea contractantă are obligația de a solicita ofertantului clasat pe primul loc după aplicarea criteriului de atribuire să prezinte documente justificative actualizate prin care să demonstreze îndeplinirea tuturor criteriilor de calificare, în conformitate cu informațiile cuprinse în DUAE, inclusiv cele vizând experiența similară în servicii.
Astfel, la solicitarea autorității contractante, ofertantul va prezenta documente-justificative (ale sale și/sau ale terțului/terților susținători, după caz) relevante care susțin cele declarate în cadrul DUAE.
Documentele-justificative prin care ofertantul demonstrează îndeplinirea cerințelor privind cifra de afaceri sunt situațiile financiare, și anume bilanțurile contabile pentru cei trei ani solicitați.
Ca excepție, în cazul în care depunerea ofertelor are loc până la data de 31 Aprilie, pentru ultimul an din cei trei autoritatea contractantă va accepta, doar pentru acest ultim an, balanță contabilă sau bilanț contabil.
În cazul terțului susținător, documentele care se vor depune în procesul de evaluare a ofertelor, la solicitarea autorității contractante sunt documentele care justifică îndeplinirea criteriului de calificare, respectiv situațiile financiare sau extrase din situațiile financiare pentru anii solicitați din care rezultă îndeplinirea nivelului minim solicitat al cifrei de afaceri.
Persoanele juridice străine vor prezenta certificatele/documentele edificatoare în copie lizibilă însoțite de traducerea autorizată în limba română.
Pentru conversia din euro în lei, se va utiliza rata medie anuală de schimb pentru anul respectiv https://www.ecb.europa.eu/stats/policy_and_exchange_rates/euro_reference_exchange_rates/html/eurofxref-graph-ron.en.html.
Pentru conversia în lei din alte monede decât euro, se va opera mai întâi transformarea în euro, utilizând-se cursurile medii anuale p u b l i c a t e p e s i t e - u l B ă n c i i C e n t r a l e Europene

Informații suplimentare

1.La întocmirea ofertelor, ofertanții trebuie să respect toate instrucțiunile menționate în documentația de atribuire și să completeze toate formularele puse la dispoziție de autoritatea contractantă
2. Autoritatea contractanta are dreptul de a solicita ofertantilor în circumstante exceptionale înainte de expirarea perioadei de valabilitate a ofertei prelungirea acestei perioade. În cazul extinderii perioadei de valabilitate a ofertei aceasta va fi prelungita în mod corespunzator. Ofertantul are obligatia de a comunica autoritatii contractante daca este sau nu de acord cu prelungiera perioadei de valabilitate a ofertei. Ofertantul care nu este de acord cu prelungirea perioadei de valabilitate a ofertei se considera ca si-a retras oferta fara ca acest fapt sa atraga pierderea garantiei de participare.
3. Ofertantul va prezenta o declaratie prin care accepta clauzele contractuale cuprinse în modelul de contract din documentatia de atribuire. In situatia în care sunt obiectiuni la proiectele de contract, respectiv modificari ale clauzelor contractuale sau adaugarea unor clauze noi eventualele propuneri de modificare/completare/eliminare de clauze contractuale vor fi formulate în scris cu justificari si înaintate cu oferta. Daca propunerile sunt dezavantajoase pentru autoritatea contractanta aceasta îsi rezerva dreptul de a le respinge informând ofertantul. Daca ofertantul nu renunta la aceste clauze autoritatea contractanta va încadra oferta ca neconforma si o va respinge.
4. Autoritatea contractanta va încheia un contract cu operatorul economic a carui oferta s-a calificat si care are cel mai bun punctaj, în conformitate cu criteriul de atribuire mentionat.
5. Autoritatea contractanta are obligatia de a retine garantia de participare în situatiile prevazute la art. 37 din HG nr. 395 /2016. Garanția de participare se restituie în condițiile prevăzute de art. 38 din Legea HG nr. 395/ 2016 în contul IBAN declarat de ofertant în CEREREA DE RESTITUIRE A GARANȚIEI DE PARTICIPARE.
6. ”Cerintele tehnice definite la nivelul anuntului de participare, caietului de sarcini sau altor documente complementare, prin trimiterea standardelor, la un anumit producator, la marci, brevete, tipuri, la o origine sau la o productie/metoda specifica de fabricatie/prestare/executie, vor fi intelese ca fiind insotite de mentiunea ”sau echivalent”
7.Nedepunerea DUAE odată cu oferta (inclusiv pentru asociat/terț susținător/subcontractant) atrage respingerea acesteia ca inacceptabilă.
8.Se vor depune, odata cu DUAE, urmatoarele documente : angajamentul ferm al terțului susținător din care rezultă modul efectiv în care se va materializa susținerea acestuia, a acordului de subcontractare și/sau a acordului de asociere, după caz. Nedepunerea acestora odată cu DUAE, constituie temei pentru solicitarea de clarificări pentru eventualele inadvertențe de formă ale informațiilor cuprinse în secțiunile DUAE, atât ale ofertantului/candidatului, cât și ale subcontractantului/terțului susținător, acest lucru fiind necesar pentru a asigura desfășurarea corespunzătoare a procedurii de atribuire.
9. Operatorii economici participanți la procedură – ofertant individual, ofertant asociat, subcontractant, terț susținător – au obligația să prezinte datele de identificare a deținătorilor/beneficiarilor reali ai acțiunilor la purtător în situația în care operatorul economic este organizat ca societate pe acțiuni, al cărui capital social este reprezentat prin acțiuni la purtător.
10. Fiecare operator economic implicat în procedura de achiziție – ofertant individual, ofertant asociat, subcontractant, terț susținător – are obligația completării și prezentării in mod individual a documentului DUAE.
11. Ofertantul are obligația să prezinte formularul „DECLARAŢIE privind neîncadrarea în situaţia prevăzută la art. 60 din Legea nr.98/2016” completat de fiecare operator economic – ofertant individual, ofertant asociat, subcontractant, terț susținător – până la data limită de depunere a ofertelor împreună cu DUAE.
12. Solicitările de clarificări primite de către Autoritatea Contractantă după termenul limită specificat nu vor fi luate în considerare. Orice solicitare de clarificări trebuie transmisă în SEAP (http://sicap-prod.e-licitatie.ro/pub).
13. Dacă este cazul, Autoritatea Contractantă poate modifica conținutul Documentației de Atribuire prin emiterea unui Amendament la Documentația de Atribuire. Modificările pot fi emise în orice moment înainte de termenul limită pentru primirea Ofertelor, însă Autoritatea Contractantă va permite, dacă este necesar, un interval de timp suficient pentru Operatorii Economici interesați în vederea pregătirii Ofertelor, prin prelungirea termenului limită de primire a Ofertelor. Termenul limită va fi prelungit cu o perioadă stabilită proporțional cu conținutul informațiilor incluse în Amendament. Toate Amendamentele vor fi disponibile oricărui Operator Economic interesat prin accesarea secțiunii "LISTĂ CLARIFICĂRI, NOTIFICĂRI ȘI DECIZII" din Anunțul de participare asociat acestei proceduri prin intermediul Sistemului electronic de achiziții publice, utilizând interfața: http://sicap-prod.e-licitatie.ro/pub. În situația în care Amendamentele emise de Autoritatea Contractantă presupun și modificări la nivelul Anunțului de participare, eventualele Erate publicate de Autoritatea Contractantă vor fi disponibile oricărui Operator Economic interesat prin accesarea secțiunii "LISTĂ ERATE" din Anunțul de participare asociat acestei proceduri prin intermediul Sistemului electronic de achiziții publice, utilizând interfața: http://sicap-prod.e-licitatie.ro/pub.
14 Ofertanții poartă responsabilitatea examinării cu atenție a Documentației de atribuire, inclusiv a oricărui Amendament emis în timpul pregătirii Ofertelor, precum și obținerii tuturor informațiilor solicitate cu privire la orice condiții sau obligații aplicabile Ofertantului prin depunerea unei Oferte în cadrul acestei proceduri de atribuire.
16 Neprezentarea informațiilor relevante din secțiunile DUAE sau prezentarea eronată a informațiilor poate duce la excluderea Operatorului Economic din această procedură de atribuire.
17. Prin indicarea adresei la care documentele doveditoare sunt disponibile în format electronic, Operatorul Economic își exprimă acordul că Autoritatea Contractantă poate accesa documentația care face obiectul dispozițiilor Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date (Regulamentul general privind protecția datelor).
18. În conformitate cu art. 167 alin (1), lit. e) din Legea nr. 98/2016, Autoritatea Contractantă exclude din participarea la procedura de atribuire orice Operator Economic care se află într-o situație de conflict de interese în sensul art. 59 din Legea 98/2016 și care nu poate fi remediată prin măsuri pentru eliminarea circumstanțelor care au generat conflictul de interese în sensul celor enumerate la art. 62, alin. (3) din Legea 98/2016.
19. În orice moment pe parcursul procesului de evaluare, Autoritatea Contractantă poate solicita oricăruia dintre Operatorii Economici implicați în această procedură să demonstreze cu documente justificative informațiile incluse în DUAE (răspuns), dacă acest lucru este necesar pentru a se asigura buna desfășurare a procedurii.
20. AC va solicita o singură dată ca un Ofertant să înlocuiască un Subcontractant pentru care s-a demonstrat în urma evaluării că există motive de excludere.
21. AC va solicita singură dată ca un Ofertant să înlocuiască un Terț Susținător pentru care s-a demonstrat în urma evaluării că există motive de excludere.
22. O Ofertă care nu este însoțită de dovada constituirii garanției de participare conform instrucțiunilor, va fi respinsă de către Autoritatea Contractantă la momentul accesării Ofertelor în SEAP după expirarea termenului de transmitere a Ofertelor.
23. Oferta nu este respinsă la momentul accesării acesteia atunci când garanția de participare constituită ca instrument de garantare este prezentată conform instrucțiunilor, dar sub altă formă, sumă sau perioadă de valabilitate decât cele solicitate. În situația în care Ofertantul nu remediază, la solicitarea Autorității Contractante sau din proprie inițiativă aspectele legate de forma, suma sau perioada de valabilitate a instrumentului de garantare în termen de cel mult 3 zile lucrătoare de la solicitarea Autorității Contractante, Oferta prezentată este considerată inacceptabilă și nu mai este luată în considerare în procesul de evaluare.
24. În cazul eliberării garanţiei de participare de către o banca/societate de asigurări din străinătate, instrumentul de garantare se va prezenta în condiţiile de mai sus, însoțit de traducerea autorizata în limba româna.
25. În cazul unei asocieri, garanţia de participare va fi constituita in mod obligatoriu cu menţiunea expresa ca acoperă in mod solidar toți membrii grupului de operatori economici.
26. În situatia în care două oferte au punctaje egale urmare a evaluarii factorilor de evaluare, departajarea se face în funcţie de preţul cel mai scăzut.
In situatia in care urmare a departajarii in functie de pretul cel mai scazut se sconstata ca ofertele ofertele clasate pe primul loc au preturi egale, autoritatea contractanta va solicita clarificari prin intermediul SEAP, in vederea incarcarii electronice de catre operatorii economici de documente care contin noi preturi. In acest caz contractul va fi atribuit ofertantului a carui punctaj este cel mai scazut dupa noua propunere financiara transmisa.
27. Solicitarile de clarificari referitoare la documentatia de atribuire se vor adresa in mod exclusiv in SEAP la sectiunea Doc., clarificari si decizii din cadrul invitatiei de participare, autoritatea contractanta urmand sa nu dea curs solicitarilor adresate prin alta modalitate de comunicare.

Informații precise cu privire la termenul (termenele) limită pentru procedurile de reexaminare

In temeiul Legii 101/2016, orice persoană care consideră că a fost vătămată de o eroare sau de o neregulă printr-un act al AC, care încalcă legile privind achizițiile publice, poate depune o plângere în termen de 10 zile, începând cu ziua următoare luării la cunoștință despre actul Autorității Contractante considerat nelegal:
i. fie pe cale administrativ-jurisdicțională la Consiliul Național de Soluționare a Contestațiilor;
ii. fie pe cale judiciară la instanța de judecată.